در حالت ایده آل خرید و انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری اولین کاری است که هنگام شروع یک بیزینس باید انجام دهید. هرکس که صاحب یک کسب و کار می باشد برای ثبت درآمد ها و هزینه ها نیازمند یک نرم افزار حسابداری می باشد.
اما چگونه یک نرم افزار حسابداری مناسب برای تجارت خود انتخاب کنید؟ این امر می تواند گیج کننده باشد زیرا امروزه محصولات زیادی در بازار موجود است. در ادامه سعی داریم با ذکر برخی از فاکتورهای مهم که پیش از سرمایه گذاری در سیستم های حسابداری باید در نظر بگیرید کار شما را آسان کنیم. بنابراین برای دریافت راهنمای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری با ما همراه شوید.
پنج فاکتور مهم برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری
1- آفلاین یا آنلاین
اولین گام در راهنمای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری این است که از خود بپرسید که به یک نرم افزار آنلاین احتیاج دارید یا آفلاین ؟ چرا این سوال مهم است ؟ در واقع امروزه بیشتر مشاغل نرم افزارهای آنلاین را مورد استفاده قرار می دهند زیرا مزایای بسیاری دارد؛ با این حال برای برخی مشاغل مانند فروشگاه های خرده فروشی که همیشه به اینترنت وصل نیستند یک نرم افزار حسابداری آفلاین نیز پاسخگوست.
2- امنیت داده ها
اگر قصد دارید از نرم افزار آنلاین استفاده کنید امنیت داده ها مهم ترین جنبه ای است که باید بررسی کنید. برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری از شرکت ارائه دهنده نرم افزار بپرسید که چگونه داده های برنامه را ذخیره می کند.
در بیشتر موارد ، این اطلاعات در وب سایت آنها در دسترس خواهد بود. اگر این شرکت در سرور خود میزبان برنامه است از آنها درباره اقدامات امنیتی که برای محافظت از داده ها انجام می دهند بپرسید.
بررسی کنید که آیا این سرویس ها از اتصال HTTPS استفاده می کنند یا خیر. بررسی این مسئله بسیار ساده است. فقط برنامه را باز کنید و ببینید URL در نوار آدرس با https:// شروع می شود یا خیر. پروتکل HTTPS اطمینان حاصل می کند که داده های منتقل شده از رایانه شما به سرورهای شرکت نرم افزاری رمزگذاری شده و امکان مشاهده آنها توسط هکرها وجود ندارد.
3- امکانات
برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری لیستی از امکاناتی که می خواهید نرم افزار در اختیار شما قرار بدهد تهیه کرده و بر اساس آن تصمیم بگیرید.
یک نرم افزار حسابداری خوب باید قابلیت شخصی سازی داشته باشد. بتواند هزینه ها را دسته بندی شده پیگیری کند، امورات بانکی و سهام را پوشش دهد، قابلیت مشاهده بدهی ها، برگه ترازنامه، گزارشات سود و زیان و … را داشته باشد. و چندین و چند امکانات دیگر که بر اساس نوع کسب و کار متفاوت است.
4- رابط کاربری و پیچیدگی
بیشتر صاحبان مشاغل سوابق حسابداری ندارند. اما حتی اگر یک حسابدار اختصاصی دارید که می تواند از برنامه استفاده کند ، به عنوان یک مالک باید بتوانید موارد مربوط به نرم افزار را وارد و مرور کنید.
پس یادگیری نرم افزار امری اجتناب ناپذیر است؛ بنابراین برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری به سراغ برنامه ای بروید که رابط کاربری ساده تری داشته باشد و دارای امکانات اضافی نباشد.
5- قابلیت ارتقا
برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری باید قابلیت ارتقا و بروز رسانی آن را در نظر بگیرید.
بسیاری از صاحبان مشاغل دچار اشتباه شده و در شروع کار نرم افزاری را خریداری می کنند که تنها متناسب با نیازهای همان دوره است و قابلیت ارتقا ندارد، اما بعدها که کسب و کار آنها شروع به رشد می کند نرم افزار دیگر پاسخگوی آنها نیست و چه بسا که مجبور به استفاده از نرم افزار دیگری شوند.
بر هیچکس پوشیده نیست که انتقال داده ها از یک نرم افزار به نرم افزار دیگر چقدر می تواند سخت و آزار دهنده باشد.